3 processen in de zorg die je moet automatiseren

Te weinig uren in een dag, een structureel personeelstekort en software die niet lekker samenwerkt met je zorgprocessen. Klinkt bekend? Veel zorgorganisaties worstelen dagelijks met deze uitdagingen. Vooral het administratieve werk kost vaak enorm veel tijd en energie. Maar dát is nou precies wat je liever besteedt aan goede zorgverlening.

Gelukkig worden er steeds meer slimme oplossingen bedacht om administratieve processen te automatiseren. Zo win je niet alleen uren, maar verminder je ook een heleboel frustratie. En dat levert tijd op voor wat écht belangrijk is: de zorg. In deze blog delen we daarom drie processen die je als zorgorganisatie kunt automatiseren. Zo geven we je inspiratie om jouw processen slimmer in te richten. 

Het inroosteren van personeel

Het inroosteren van personeel is op z’n zachtst gezegd een uitdagende puzzel. Er zijn talloze variabelen. Van locaties en bevoegdheden tot bepaalde zorgbehoeften en verlofdagen: alles moet meegenomen worden. En dan hebben we het nog niet eens over de roostergaten die ontstaan bij ziekte.  

In de praktijk zien we nu nog vaak Excelsheets vol namen en uren. Valt er iemand uit? Dan start de Excelpuzzel opnieuw. Gelukkig kan dit een pak efficiënter! 

Een geautomatiseerde low-code oplossing lost je roosterproblemen eenvoudig op. Zo'n applicatie houdt rekening met alle variabelen en genereert automatisch een rooster. Bij last-minute wijzigingen krijg je meteen bruikbare suggesties, afgestemd op beschikbaarheid en kwalificaties.

Voordelen:

• Automatische roosterplanning, rekening houdend met verlof, voorkeuren en locaties.
• Snelle en werkbare suggesties bij ziekte of ad hoc wijzigingen.
• Veel minder handmatige invoer nodig. 
• Roosteren kost nog maar een minuut i.p.v. uren.
• Eenvoudig aan te passen.

De instroom van cliënten en wachtrijbeheer

De zorgsector staat nooit stil. Het instromen van nieuwe cliënten is dagelijkse kost, net als wachtrijbeheer voor de mensen die op een plek wachten. Lijkt simpel? Think again. Het Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) is vaak onvoldoende flexibel of onoverzichtelijk, waardoor gegevens alsnog handmatig ingevoerd worden. Dat doen teams vaak ieder voor zich in een eigen Exceldocument. Zo loopt de wachtlijst niet alleen vertraging op, maar ontstaan er ook fouten. Om nog maar te zwijgen over het overzicht bewaren.

Dat lossen we op met een low-code applicatie on top of het ECD. Zo automatiseren we de instroom en het wachtrijbeheer zonder de kernsoftware en het ECD om te bouwen. De applicaties integreren namelijk naadloos met bestaande software.

Voordelen:

• Instroom van cliënten volgens uniform, makkelijk en snel proces.
• Geautomatiseerde taken en notificaties voor wachtrijbeheer, overzichtelijk voor alle teams.
• Prioriteiten op basis van status en voorkeuren van cliënten zijn eenvoudig in te stellen.
• Gebruiksvriendelijke applicaties on top of je ECD.
• Inzicht in actuele wachttijden, transparant en eenvoudig te delen met wachtlijst bemiddelaars.

Administratie van ambulante medewerkers 

Ambulante zorgmedewerkers zijn niet gebonden aan één plaats. Dat maakt ze flexibel inzetbaar op verschillende locaties. Maar dat betekent ook veel standplaatsen, reiskosten en declaraties. Daardoor ontstaat er een enorme berg administratie, zowel voor de ambulante zorgprofessional als de HR-afdeling. Een mobiele app en handige interface bovenop je ERP-systeem maakt administratie sneller en overzichtelijker voor zowel medewerkers als HR.

Een mobiele low-code applicatie vormt de oplossing. Deze is volledig geïntegreerd met het bestaande HR-systeem en gebruiksvriendelijk. Zo kunnen ambulante medewerkers met één klik vaste dienstreizen opslaan en onkosten declareren. 

Voor administratieve medewerkers betekent dit minder losse bonnetjes checken. Zij zien een gestructureerd overzicht per medewerker en kunnen de invoer snel verifiëren.

Een goed voorbeeld hiervan is de applicatie van onze klant CoreCubes. Zij bouwden via low-code een app die naadloos integreert met AFAS. Hierdoor kunnen ambulante medewerkers hun administratie direct registreren. Onder de eindstreep levert dit enorm veel tijdwinst en minder frustratie op.

Voordelen:

• Eenvoudig declareren via een mobiele app, dus administratie altijd in je broekzak.
• Door vaste variabelen in te voeren en standplaatsen op te slaan, is alles handmatig invoeren niet meer nodig.
• Lagere foutgevoeligheid
• Een tijdwinst van 80%.
• HR kan declaraties snel en in bulk inzien en goedkeuren.
• Automatische koppeling aan de payroll software.

Ontdek hoe onze klant ready to use low-code applicaties aanbiedt aan zorginstellingen om administratiedruk in AFAS te verlagen.

Automatiseren doe je eenvoudig met low-code

Het automatiseren van processen is niet alleen voor grote corporates of fabrieken. Elke sector is hierbij gebaat en de zorgsector al helemaal. Bij Blue Green Solutions bouwen we automatiseringsoplossingen met low-code. Dat betekent in de praktijk: slimme en snelle oplossingen die naadloos integreren met je bestaande software en zorgprocessen eenvoudiger maken.

Door het automatiseren van roosters, wachtlijsten en de administratie van je zorgmedewerkers, komt er tijd vrij voor datgene waar de sector echt om draait: goede zorg met aandacht en tijd voor de cliënt.

Wil je meer weten over wat automatiseren met low-code voor jouw zorgorganisatie kan doen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. We denken graag met je mee over de meest passende oplossingen voor jouw processen.