Usecase | Automatiseer wachtlijstbeheer met low-code en Nedap Ons

Naast handen tekort, kennen veel Nederlandse zorginstellingen ook omslachtige administratieve processen. Met nog meer tijdstekort bij zorgmedewerkers én langere wachttijden voor cliënten als gevolg. Ook cliëntinstroom en -doorstroom kost zorgprofessionals veel tijd. Veel zorgorganisaties maken gebruik van een Electronisch Client Dossier zoals Nedap Ons, maar toch werken ze daarnaast nog met excelsheets en losse e-mails. Hoog tijd om dit te verbeteren!

Meeste zorginstellingen maken gebruik van een Elektronisch Cliënt Dossier (ECD) zoals Nedap ONS. Deze software is erg sterk in het veilig opslaan en bewaren van cliëntgegevens. Maar als het gaat om snel, gebruiksvriendelijk en flexibel cliëntinstroom en -doorstrom te behandelen, werkt deze software niet altijd mee. Zeker als jouw processen net en beetje afwijken van wat ‘standaard’ is. 

De oplossing? Een flexibele low-code schil bovenop Nedap ONS. Zo maak je gebruik van ONS als kernsoftware, maar heb je ook maatwerk processen die helemaal bij je organisatie aansluiten. En dit zonder de gehele IT infrastructuurop de schop te moeten gooien.

Nedap ONS, een giga excelsheet, veel mailverkeer; een tijdrovend proces

In deze usecase zoomen we daarom in op de mogelijkheden van low-code on top of het ECD en bespreken we hoe we een automatiseringsslag maakten voor een zorginstelling die ouderen huisvestigt en verzorgt. De zorginstelling gebruikt Nedap Ons als ECD en heeft 18 locaties waar ruim 800 medewerkers werkzaam zijn. 

Naast ONS gebruikte deze organisatie ook Exceldocumenten om bij te houden wat de bezetting is in welke vestiging en wat de doorstroom is van nieuwe en bestaande cliënten. Ook de wachtlijsten werden in Excel bijgehouden.
Verantwoordelijk voor dit proces zijn 2 afdelingen binnen de organisatie. Maar zoals dat gaat als er meerdere afdelingen zonder goed kernsysteem betrokken zijn: beide teams gebruiken een andere workflow. 

Deze manier van werken leidt tot:

• veel mailverkeer
• uren aan handmatig werk in Excel
• versnipperde informatie
• foutgevoeligheid
• data over bijvoorbeeld wachtlijsten en cliënten niet up-to-date of correct, waardoor er alsnog bij spoed gebeld moet worden

Aan ons de taak om informatie te stroomlijnen, correct op te slaan én te waarborgen, sneller en toegankelijk te maken.

Low-code als flexibele schil bovenop Nedap Ons

Om wachtlijstbeheer te automatiseren, bouwden we een low-code applicatie met Mendix. Deze is on top of Nedap Ons gebouwd. Dat betekent dat de applicatie de kernsoftware niet aantast, maar hier als een laag omheen ligt. Het ECD blijft zo goed werken en de software wordt niet verzwaard. De applicatie sluit naadloos aan op Nedap Ons. Data wordt op een veilige manier gedeeld en door de automatiseringen kan het systeem direct reageren bij wijzigingen of open plekken.

Nedap Ons blijft het hart van de cliëntadministratie. Onze app voegt extra logica en functionaliteit toe. De medewerkers werken voortaan in één flow en hebben direct alle benodige data tot hun beschikking, zonder steeds heen en weer te hoeven schakelen tussen Excel en e-mail.

Lege-bedden-functie en automatisch wachtlijstbeheer

Een van de belangrijkste tijdswinsten zit ‘m in het automatiseren van de aanmeld- en plaatsingsprocedure. Deze informatie wordt constant up-to-date gehouden en geeft automatisch een melding als er een bed vrijkomt. Het team kan inzien op welke locatie dit precies is, het bed reserveren en de plaatsingsprocedure starten. Weg met heen en weer mailen tussen vestigingen en vaarwel Excelsheets!

Vooraf ingevulde communicatie 

Daarbij is het natuurlijk ook belangrijk om cliëntcommunicatie mee te nemen. De app verstuurt bij contactmomenten automatisch een e-mail naar de cliënt of contactpersoon. Alle gegevens worden daarin vooraf ingevuld op basis van informatie uit ONS Nedap. Ook documenten zoals de zorgovereenkomst, het sleutelformulier of het intakeverslag worden automatisch gegenereerd. Medewerkers hoeven geen gegevens meer over te typen of informatie uit het ECD te kopiëren. Alles is gekoppeld en meer dan een check is vaak niet nodig. De cliënt kan deze documenten ook digitaal ondertekenen. 

Wijzig je iets in de app? Dan wordt dat ook direct bijgewerkt in ONS Nedap. De koppeling werkt dus twee kanten op. Zo blijft alle informatie actueel, gewaarborgd en op één plek beschikbaar.

Cliënt en familie betrokken

De applicatie is niet alleen een uitkomst voor de zorgmedewerkers, maar ook voor de cliënt zelf. Elke cliënt heeft toegang tot de applicatie of webapp. Hierin zien ze al hun eigen documenten en voor hen relevante informatie, zoals de basisgegevens, hun zorgovereenkomst etc. Deze inzage heeft grote voordelen.

De cliënt kan nu:

• zelf basisgegevens aanpassen, bijvoorbeeld het wijzigen van contactpersonen.
• via de app informatie over de zorglocatie inzien, zoals een wegwijzer of brochure.
• formulieren digitaal ondertekenen. Deze worden daarna direct automatisch op de juiste plek in het ECD geplaatst.

De gebruiksvriendelijke app maakt daarbij gebruik van user access management en is beveiligd met twee-factor authenticatie. Zowel cliënten als zorgverleners hebben enkel toegang tot de informatie die voor hen relevant is. Zo blijft de informatie veilig.

Gebruiksgemak, tijdswinst en een betere samenwerking

Sinds de invoering van deze low-code oplossing merkt de organisatie echt verschil. We lichten graag een paar belangrijke resultaten toe.

• Medewerkers zijn veel minder tijd aan de administratie kwijt omdat gegevens niet langer handmatig ingevoerd worden. 
• De foutgevoelige Exceldocument en talloze e-mails zijn verleden tijd.
• De communicatie tussen teams verloopt sneller en overzichtelijker. Hierdoor is ook betere afstemming tussen locaties ontstaan.
• Cliënten én hun familie hebben sneller toegang tot de juiste informatie en het geven van informatie, wat ook leidt tot het sneller plaatsen van mensen op de wachtlijst. 
• Het digitaal kunnen ondertekenen van documenten bleek een schot in de roos. De ondertekenmodule synchroniseert de documentatie automatisch met Nedap Ons.

Low-code als hulpmiddel voor het ECD

Heeft jouw zorginstelling ook tijd tekort en een ingewikkeld documentatiesysteem? Denk dan ook eens aan low-code. Een enkele low-code applicatie on top of je ECD kan al het verschil maken. Dat doen we niet door je software en IT-landschap te vervangen, maar door systemen en data slim met elkaar te verbinden. Gebruiksvriendelijk, sneller en veiliger.

Je houdt het ECD als basis, maar digitaliseert precies die processen en workflows waar nu nog veel handwerk zit. Zo houd je meer tijd over voor de zorg, verminder je de administratielast en geef je cliënten en teams meer regie in handen.

Interesse? Neem dan contact met Blue Green Solutions op. We denken graag mee over de mogelijkheden om ook jouw zorginstelling te helpen automatiseren.