Heel Holland Digitaliseert: Begin klein

Bij veel bedrijven zie ik geen gebrek aan ambitie om te digitaliseren. Integendeel!

Vaak merk ik dat organisaties meteen grote, complexe bedrijfsprocessen willen digitaliseren. En die projecten stranden meestal nog voor ze echt van de grond zijn gekomen…

Dus in deze editie van Heel Holland Digitaliseert heb ik het juist over het tegenovergestelde: klein beginnen.

Om het gelijk praktisch te maken neem ik je mee in een van onze klantcases. Het digitaliseren van een klein proces was hier juist het vliegwiel voor veel andere mooie innovaties.

Kies wat je kent

We werkten samen met een van de grootste Nederlandse logistieke spelers in afvalverwerking. Hun proces voor de inname van gevaarlijk afval was grotendeels handmatig.

In het kort: een vrachtwagen met gevaarlijk afval komt aangereden. De chauffeur noteert met pen en papier wat voor afval het is. Het afval wordt met een heftruck op een weegbrug geplaatst, gewogen en in het depot geplaatst. De chauffeur geeft de bon af bij de administratie. De bon wordt handmatig in een van de drie ERP-systemen verwerkt.

Op zich werkt dit proces al jaren prima zo. Maar het is ook:

• Foutgevoelig
• Tijdrovend
• Niet consistent wat betreft data invoer

We losten dit op door de balpen te vervangen door een tablet die barcodes op het afgeleverde afval scant. Met een kort stappenplan op deze tablet wordt het afval verwerkt in de administratie en meteen in het juiste ERP-systeem ingeschoten.

Maar waarom juist dit proces digitaliseren?

Want binnen de organisatie is het slechts een klein onderdeel van alle bedrijfsprocessen.

Wel, om deze redenen:

• Het proces was van A tot Z bekend
• De betrokken rollen zijn duidelijk, dus feedback kan snel opgevraagd worden
• Het proces raakt geen andere ingewikkelde kernprocessen, dus kent beperkt risico
• Het resultaat is meteen merkbaar

Door dit proces te optimaliseren:

📊 Wordt alle data uniform ingevoerd

✅ Worden er minder fouten bij de invoer gemaakt

🕝 Gaat het proces sneller waardoor de chauffeur minstens 1 extra rit per dag kan maken

📈 Kan de back-office meer orders per dag verwerken, waardoor het depot meer orders kan aannemen.

Geen grote revolutie, wel een zichtbare verbetering.

Op de eerste successen kun je bouwen

Verschillende lagen binnen je organisatie meekrijgen in digitaliseren is niet altijd vanzelfsprekend en gemakkelijk.

Dus zorg dat je een tastbaar, concreet proces hebt waar je merkbare resultaten mee kunt behalen. Zet deze eerste successen ook extra in de verf. Ga het vieren met een lekkere taart, zodat je ze de nodige zichtbaarheid geeft.

Dat eerste succes gaf deze organisatie heel veel vertrouwen. En met dat vertrouwen gingen we verder!

• We maakten een afkeurproces waardoor er voor foutief meegegeven afval correcties snel en accuraat kunnen worden verwerk en automatisch een boete uitgestuurd werd richting de leverancier. Een omzetstroom die tot dan toe bleef liggen door de hoeveelheid handmatig werk.
• We plaatsten weegschalen op de heftrucks, waardoor het afval niet meer op de weegbrug geplaatst dient te worden. Resultaat: geen file meer bij de weegbrug, en minder handelingen, dus veel meer capaciteit.

Alles begon bij dat ene, overzichtelijke proces. De rest kwam daarna.

Juist klein beginnen zorgde bij deze organisatie ervoor dat er meer vertrouwen ontstond in digitaliseren. Zo ontstaat er meer durf om andere projecten aan te pakken die misschien wel veel omvangrijker zijn.

Ook komen er nieuwe kansen en bottlenecks naar boven die eerder over het hoofd werden gezien. Met dit kleine begin optimaliseerden we niet enkel een proces, we maakten ruimte voor het optimaliseren van andere processen en ontdekten zelfs een nieuwe omzetstroom.

Wat begon als ‘we zoeken een oplossing voor een probleem’, resulteerde in een geheel nieuwe mindset rondom digitaliseren binnen deze organisatie.

Wat is jouw startpunt?

Zoals je merkt: digitalisering is geen sprong, het is een reis. En die begin je het liefst met een route die je al kent.

Ik raad je aan om te kijken naar processen die:

✔️ Duidelijk en afgebakend zijn

✔️ Dagelijks impact hebben

✔️ De betrokken rollen bekend in zijn

✔️ Eenvoudig te testen en verbeteren zijn

Ik ben benieuwd waar jij mee aan de slag gaat. Laat het me weten als je er eens over wilt sparren.

En voor de volgende editie van Heel Holland Digitaliseert een tipje van de sluier: Follow the money…

Tot dan!

‍