Debby, jouw AI assistente voor declaraties in AFAS

AI vind je tegenwoordig overal. Zo ook in de low-code. Vooral Mendix en GenAI zijn een gouden combinatie voor digitalisering. Dat laten we graag zien in deze casus met een prachtig resultaat, namelijk: Debby. Debby is een AI-assistente en niet zomaar eentje. Deze digitale assistente is hyperintelligent en verwerkt alle bonnetjes in AFAS. We stellen je graag aan Debby voor!

Wie is Debby en wat doet ze?

Debby begrijpt declaraties als geen ander en zorgt dat ze op de juiste manier worden ingevoerd. Ze is een slimme AI-tool, ontwikkeld in samenwerking met CoreCubes. Zij bieden specifieke oplossingen boven op AFAS aan. De kern software blijft hetzelfde, maar je voegt zo eenvoudig functionaliteiten toe. Zo past AFAS steeds beter bij jouw bedrijfsprocessen. 

Debby verwerkt al jouw bonnetjes, van reis- en parkeerkosten tot hotelovernachtingen. Deze data vult ze zelf in. En dat scheelt AFAS-gebruikers heel wat tijd. Niet alleen voor degene die de bonnetjes indient, maar ook voor HR. We leggen het je uit met een voorbeeld.

Hoe Debby werkt voor de eindgebruiker

Stel: je bent ambulante zorgprofessional. Dan maak je heel wat kilometers. Je hebt ook nog wel eens een werkoverleg met lunch, een symposium of je pakt de trein. Eens per week of maand probeer je de tijd te vinden om al die bonnetjes in het systeem te uploaden. Per bonnetje vul je alle details van de declaratie in: onderwerp, datum, bedrag, kostentype, en ga zo maar door.

Gelukkig bespaart Debby je heel veel tijd. Jij laadt in één keer al jouw bonnetjes in, en Debby leest de bestanden uit. Ze vult vervolgens alle kostenposten en details zelf in. Dat gebeurt binnen een paar seconden. Jij als eindgebruiker moet enkel de laatste check doen en op indienen klikken. En klopt er toch iets niet? Dan kun je de declaratie snel en gebruiksvriendelijk wijzigen.

Nadat je de bonnetjes hebt ingediend, komen deze terecht bij de HR- of administratief medewerker die ze enkel nog dient goed te keuren. Omdat Debby alle details en kostenposten van het bonnetje correct heeft ingevuld, wordt deze informatie automatisch weggeschreven op de vooraf ingestelde posten in AFAS. 

Minimale foutmarge 

Niet alle declaraties zijn even gemakkelijk te interpreteren. Maar Debby leest ook PDF's en foto’s van papieren bonnetjes uit. Ze is immers een Mendix GenAI-tool: hyperintelligent en zelflerend. Daarom gaat het ook goed met moeilijke informatie. 

Neem bijvoorbeeld een parkeerkaartje van een ziekenhuis. Op dit kaartje staat de naam van het ziekenhuis, een bedrag en ‘tijd in- tijd uit’. Er staat niet bij dat het om een parkeergarage gaat. Maar omdat Debby snapt wat inrijtijden zijn, kan ze dat linken met parkeren. Deze kosten worden door haar automatisch onder parkeerkosten geplaatst.

Ze is verbazingwekkend goed in het lezen van informatie en we zien tot nu toe een heel lage foutmarge, namelijk maar 5%. Omdat ze zelflerend is, wordt deze alleen maar kleiner. 

Debby’s volgende stap

Als AI leert Debby snel en continu. We werken nu aan de volgende stap, namelijk beoordeling van declaraties. We leren haar analyseren op basis van oude en nieuwe data in AFAS. Ze pikt opvallendheden en afwijkingen er zo uit. Als HR-medewerker hoef je dan enkel nog op opvallendheden te reageren. Omdat ze gaandeweg leert, koppelen wij onze bevindingen weer aan Debby terug. En met succes! Debby pakt steeds meer zelf op en geeft zo tijd terug die anders in de administratie verdwijnt.

De toekomst van Mendix GenAi

We zijn nog lang niet klaar met het ontwikkelen van Mendix GenAI toepassingen. Denk bijvoorbeeld aan het beheren van documenten zoals orderbevestigingen en pakbonnen, en het maken en aanpassen van ritschema’s. Ons doel is voor mensen die aan het werk zijn een zo laag mogelijke administratieve last. Dat geldt niet alleen voor AFAS, maar ook voor SAP, Exact, en andere systemen. Zo helpen we bedrijven digitaliseren en verlagen we de administratieve last. 

Wil jij weten wat Debby en haar AI-collega’s voor jou kunnen betekenen? Neem dan contact met ons op. Want iedereen kan wel een Debby gebruiken…