Usecase Zorg: Sneller contracten beheren met low-code en AI

Als zorginstelling heb je te maken met ontzettend veel zorg- en inkoopcontracten. Heb jij 1 vestiging, dan valt het wel te behappen. Maar wat als je meer dan 500 locaties hebt? Juist, dan wordt het een enorme administratieve last met veel repetitieve handelingen. Dit losten we voor een grote zorginstelling op met behulp van een low-code webapplicatie en slimme AI technologie. We gingen hiervoor de samenwerking aan met Tacstone Technology. We laten je graag zien hoe. 

Probleem: handmatig contracten zoeken en vergelijken

Met een zorginstelling van deze omvang heb je te maken met talloze contracten. Van zorgcontracten tot inkoop, de hoeveelheid aan data waar je telkens doorheen moet is enorm. Deze contracten werden nu via een omslachtig systeem beheerd.

Dit betekende dat contractbeheerders:

• Contracten uit het systeem downloaden en handmatig doorlezen op zoek naar de juiste termen en afspraken.
• Handmatig door contracten van gemiddeld 50 pagina’s en bijlagen moeten scrollen.
• Data handmatig vergelijken en doorvoeren, een lang en moeilijk proces dat leidt tot hogere foutgevoeligheid.

Een extra moeilijkheid zit ‘m in de verschillende financieringsstromen per regio en deelnemende gemeenten en zorgverzekeraars. Hierdoor zijn er veel contractvariaties en is de data niet uniform. Dat maakte zoeken in het oude systeem moeilijk, omslachtig en tijdrovend. 

Oplossing: samenwerking tussen AI en low-code

Om dit op te lossen bedachten we een online beheeromgeving, gebouwd met Mendix low-code. Het doel is om beheer en contractmanagement sneller, eenvoudig en veilig te laten verlopen. Elke gebruiker krijgt daarbij zijn eigen rechten, zodat medewerkers alleen contracten kunnen inzien waarvoor zij gemachtigd zijn. 

Voor deze oplossing werkten we samen met onze zorgpartner Tacstone Technology. Tacstone Technology is expert in Robotic Process Automation (RPA). Met RPA  automatiseer je technologie om repetitieve, handmatige werkzaamheden uit te voeren. Deze vorm van automatiseren en AI sluit naadloos aan op onze Mendix low-code oplossingen.

Retrieval-Augmented Generation

Om snel informatie uit de duizenden inkoopcontracten te halen, maakten we gebruik van Retrieval-Augmented Generation, oftewel RAG. RAG is een slimme manier waarbij een AI tijdens het genereren van tekst extra informatie uit een kennisbron haalt. In dit geval de database met alle contracten.

RAG werkt voor zo’n database als volgt:

• Opslaan: alle contracten worden in de database geplaatst.
• Zoekbaar maken: al deze stukken krijgen hun eigen AI-label toegekend (indexering), zodat de AI snel kan vinden welke delen relevant zijn bij een vraag.
• Vraag stellen: als je een vraag stelt, zoekt het systeem eerst in de database naar de meest relevante stukken contract die corresponderen met de vraagstelling.‍
• Antwoord genereren: de AI gebruikt die gevonden stukken en vertaalt het naar een helder, op maat gemaakt antwoord.

Een database kan duizenden contracten bevatten die AI enorm snel scant. Je krijgt binnen enkele seconden actuele en duidelijke antwoorden.

Dit AI model draait op een eigen cloudomgeving, waardoor de data beveiligd is en niet zomaar toegankelijk is voor iedereen. 

Snel informatie vinden en vergelijken 

Met RAG kan je dus razendsnel specifieke informatie ophalen. Maar niemand wil natuurlijk aan de slag met ingewikkelde en technische AI prompts om tot die informatie te komen. Daarom maakten we met low-code een gebruiksvriendelijke webapplicatie waar contractbeheerders makkelijk door de contracten heen kunnen gaan. Deze is dan weer met een API gekoppeld aan de RAG.

Contracten worden hierin geüpload, geraadpleegd, vergeleken, beheerd, gedownload etc. Elke gebruiker heeft daarbij een bepaald aantal rechten. Met een handige user interface maakten we zoeken voor de gebruiker erg snel en gemakkelijk. 

Gepersonaliseerde zoekfuncties

We hebben meerdere slimme zoekfuncties gebouwd om de database te raadplegen.

Contracten worden nu opgezocht met:

• dynamische filters, bijvoorbeeld door te filteren op een zorglocatie of specifieke woonplaats. Vergelijk het met de filters die je vaak terugziet in een webshop. 
• keywords via de zoekbalk, zoals jeugdzorg.
• lange vragen, die beantwoord worden met een vraag / samenvatting uit het contract, incl. link naar bijhorend contract. Vergelijk het met een vraag stellen aan ChatGPT.

Elke gebruiker heeft een eigen pagina met vooraf ingestelde vragen en voorkeuren om aan de AI te stellen. Zo hoef je niet telkens dezelfde vraag in te typen.

Per overeenkomst zijn er standaard 100 vragen ingesteld. Je kiest als gebruiker zelf welke voor jouw werk relevant zijn. Een soort gepersonaliseerde FAQ dus. Hierdoor werk je veel efficiënter en in een heel gebruiksvriendelijke omgeving. 

Bij elke zoekopdracht krijg je meteen de link naar het juiste contract. Als je hierop klikt, ben je ook gelijk bij het juiste onderdeel in het contract, zo hoef je niet meer eindeloos door te scrollen.

Data vergelijken en samenvattingen laten maken

Vaak moet je als contractbeheerder verschillende contracten vergelijken. Voorheen kostte het veel tijd om voor elk contract de specifieke informatie te vinden, en dan nog de vergelijking te maken.

Nu geef je aan op welke punten je de contracten wil vergelijken, en ontvang je meteen een overzichtelijke tabel met een samenvatting van jouw vergelijking. Ook hier natuurlijk weer voorzien van linkjes naar de specifieke info in de contracten. 

Zelf administratie en contacten beheren met AI en low-code?

Onze oplossing samen met Tacstone Technology zorgde voor heel wat tijdbesparing, nam veel repetitieve handelingen weg en zorgde voor minder frictie in het dagelijkse werk van de contractbeheerders. 

Onze low-code oplossingen kunnen zo goed als alle zorgadministratieve handelingen voor jou vereenvoudigen. We richten ons hierbij op gebruiksvriendelijkheid, gemak en snelheid. Meer weten? Neem dan contact met ons op, we denken graag met je mee.